Tjekliste: Sådan vælger du den rigtige vagtplan

tirsdag, juli 5, 2016

Kravene til online vagtplansløsninger vokser konstant. I dag står vagtplanen ikke alene, men er tværtimod det centrale bindeled mellem medarbejderkommunikation, økonomistyring og korrekt løn til tiden!

Derfor skal en optimal vagtplansløsning styre- og skabe overblik over omsætning, produktivitet og lønomkostninger – på både kæde- og butiksniveau.

Følg tjeklisten og find ud af, hvilken vagtplansløsning der passer nøjagtigt til din virksomheds størrelse, strategi og branche.

1. Research – Kan du genkende din virksomhed?

De fleste vagtplansleverandører tilbyder en gratis prøveperiode. Benyt dig af tilbuddet og test brugervenligheden og support-mulighederne grundigt af! Tjek også om du kan videreføre prøveperiodens data som betalende kunde. Derudover kan du sikre dig mod fejlkøb ved at løbe leverandørens hjemmeside igennem. Læg specielt mærke til om:

  • Kundereferencerne matcher lige netop din branche

  • Eventuelle samarbejdspartnere såsom dit nuværende lønsystem er omtalt (læs om integrationsmuligheder under punkt 3)

  • Vagtplansudbyderen kun satser på eks. store detail-kæder, eller om SMV’erne også er repræsenteret i kundeporteføljen

  • Vagtplanssystemet støtter op om din virksomheds vigtigste økonomiske styreparametre såsom produktivitet, lønomkostninger og omsætning

 2. Platforme og fleksibilitet

Det siger sig selv, at vagtplanssystemet skal være online med tilhørende app til smartphones. Fleksibiliteten ved en online vagtplan betyder, at alle involverede kan tilgå systemet uanset tid og sted.

Tal fra vores kundedatabaser viser, at medarbejdere foretager helt op mod 80% af alle log-ins til vagtplanen via deres smartphone app. Derfor er en velfungerende app til alle smartphones (iPhone, Android og Windows) helt afgørende for flere og flere virksomheder i dag. Du kan ret hurtigt finde ud af om vagtplanens smartphone app (bør også være tilgængelig og gratis i prøveperioden) har den fornødne kvalitet ved at undersøge følgende:

  • Kan medarbejdere og planlæggere interagere med vagtplanen – eks. redigere i vagtplanen, udbyde- og bytte vagter, byde på ledige vagter samt godkende og registrere fravær?

  • Er smartphone app’en intuitivt opbygget eller er betjeningen træg og uigennemskuelig?

  • Har medarbejderne mulighed for at bruge deres smartphones som digitalt stempelur (relevant for eks. servicevirksomheder, hvor medarbejderne ikke har et stationært, fysisk kontor)

  • Find anmeldelser og ratings af app’en på eks. App Store

 3. Kan vagtplanen integrere med eksisterende systemer?

Systemer, der ikke taler sammen, forårsager frustrationer og hæmmer på den lange bane produktiviteten i virksomheden. Det er ikke meningen, du skal udskifte dit lønsystem bare fordi, du implementerer et nyt vagtplanssystem. Derfor skal du undersøge om vagtplanen kan ”tale” med virksomhedens andre systemer.

  • Undersøg eks. om dit foretrukne lønsystem har et dokumenteret samarbejde med vagtplansleverandøren

  • Hvis din virksomhed betjener sig af et POS-system, skal du sikre dig, at du kan eksportere eks. dagens omsætning direkte over i vagtplanssystemets økonomi-modul

  • Har virksomheden allerede implementeret et digitalt tidsregistreringssystem (stempelur), skal du undersøge, om I kan eksportere medarbejdernes faktiske stempeltider direkte til vagtplanssystemet

 4. Du får, hvad du betaler for …

Prisen for et – på papiret - billigt vagtplanssystem, kan være høj. Specielt hvis du kan svare ’nej’ til en eller flere af disse spørgsmål:

  • Kan vagtplanen smidigt opgraderes; eks. med økonomifunktioner

  • Kan vagtplanen håndtere ekspansion til udlandet med flere sprog samt udenlandske arbejdstidsregler og integration til lønsystemer?

  • Bliver vagtplanen jævnligt og automatisk opgraderet med nye features og forbedringer?

  • Inkluderer prisen gratis og hurtig support via mail og telefon?

Når du har gennemgået tjeklisten, skulle du gerne være i stand til at vælge det helt rigtige vagtplanssystem. Start gerne tjeklisten med at ringe til os på telefon: 70 27 93 30. Vi er klar til at fortælle dig om dine muligheder med Tamigo.

God jagt!